[Salesforceシステム管理] ロールに応じてレコードの公開範囲を制御するには？

業務管理部門の要望

要件：
本社 Nuko Company と販売会社 Nuko Sales のロールがあります。本社は取引先レコードの全レコード、販売会社 は取引先種別が Prospect と Customer だけを閲覧できるように設定したい。

[Salesforceシステム管理] ロールに応じてレコードの公開内容を制御するには？

ロール階層の設定

ロール階層を使用するには、以下の手順を実行します。

ロール階層とは？
組織内のユーザーにアクセス権を制御するための重要な設定項目です。ロール階層は階層的な構造を持ち、特定のレコードやオブジェクトに対するアクセス権を定義することができます。
Salesforce Help: ロールおよび階層の作成

１．管理者アカウントでログイン

２．設定＞ロール

３．例として以下のとおりロール階層を定義します。

４．「割り当て」をクリックして、各ロールにユーザを割り当てます。

５．「Nuko Company (本社)」ロールのユーザが取引先の全レコードを参照できるようにします。

共有設定

共有設定でロールに応じたレコードの公開内容を制御するには、以下の手順を実行します。

共有設定とは？
組織内のユーザーがレコードに対してどのようなアクセス権を持つかを制御する機能です。これにより、組織内の階層や役割に基づいて、レコードの閲覧、編集、削除などの操作が制御されます。
上位のロールは下位のロールよりも多くのレコードにアクセスできるように制御できます。
Salesforce Help: 共有設定

１．管理者アカウントでログイン

２．設定＞共有設定

３．組織の共有設定＞編集をクリックし、「取引先および契約」オブジェクトのデフォルトの内部アクセス権を「非公開」に設定します。

オブジェクトのデフォルトの内部アクセス権を「非公開」にすると、すべてのレコードがすべてのユーザに表示されなくなります。

５．共有設定を下にスクロールすると、「共有ルール」というセクションがあるので、
取引先共有ルール＞新規をクリック

６．「条件にもとづく共有ルール」を作成します。
本社 Nuko Company ユーザの共有ルールを以下のとおり設定し、保存をクリック

表示ラベル：（例として）本社 Nuko Company ユーザの共有ルール
ルール名：（例として）nuko_company_user_sharing_rule
ルールタイプ：条件に基づく
条件：
　┌項目: 作成者ID
　│演算子: 次の文字列と一致しない
　└値: null
共有先：（例として）ロール Nuko Company (本社)

作成者がnullである条件に合致するレコードはないので全レコードが表示されるという設定です。

７．取引先共有ルール＞新規をクリック

８．販売会社 Nuko Sales ユーザの共有ルールを以下のとおり設定し、保存をクリック

表示ラベル：（例として）販売会社 Nuko Sales ユーザの共有ルール
ルール名：（例として）nuko_sales_user_sharing_rule
ルールタイプ：条件に基づく
条件：
　┌項目: 種別
　│演算子: 次の文字列と一致する
　└値: Prospect, Customer – Direct, Customer – Channel
共有先：（例として）ロール&下位ロール Nuko Sales (販売会社)

動作確認

ロール：Nuko Company (本社) と ロール：Nuko Sales (販売会社) の両方でログインして、取引先 – すべての取引先を表示して比較してください。

ロール：Nuko Company (本社) のユーザは全レコードが表示され、ロール：Nuko Sales (販売会社)のユーザは、 Prospect と Customer しか表示されないはずです。