[Salesforceシステム管理] 取引先に複数のタイプがある場合にレコードタイプを使用するには？

業務管理部門の要望

【要件】
取引先に「顧客」「パートナー」という２つの種類がある。
顧客の場合は、
-種別は「Prospect」「Customer – Direct」「Customer – Channel」「Other」のみ選択可能
-カスタマー種別 というカスタム項目を表示したい。
パートナーの場合は、
-種別は「Channel Partner / Reseller」「Installation Partner」「Technology Partner」「Other」のみ選択可能
-パートナーコード というカスタム項目を表示したい。

レコードタイプとは

上記のような要件は、オブジェクトのレコードタイプを使用することにより実現できます。取引先の「顧客」と「パートナー」では一般的にビジネスプロセスが異なりますが、レコードタイプを使用することにより、以下のような制御が可能となります。

• 視覚的に区別する
• 異なるページレイアウトを適用
• 異なる権限を設定
• 異なるレポートやダッシュボードを表示
• 異なるワークフローを適用

取引先に複数のタイプがある場合にレコードタイプを使用するには？

前提／準備

サンプルのレシピを実装するために、取引先オブジェクトに以下の２つのカスタム項目を追加してください。

┌ 項目の表示ラベル：カスタマー種別
│ 項目名：CustomerType
│ データ型：選択リスト
└ 値：個人 | 法人

┌ 項目の表示ラベル：パートナーコード
│ 項目名：PartnerCode
└ データ型：テキスト (10)

レコードタイプの設定

レコードタイプを設定するには、以下の手順を実行します。
この例では、取引先オブジェクトに「顧客レコードタイプ」「パートナーレコードタイプ」という２つのレコードタイプを追加します。

１．管理者アカウントでログイン

２．設定＞オブジェクトマネージャ＞オブジェクト名（取引先）

３．レコードタイプ＞新規をクリック

顧客レコードタイプの追加

４．ステップ 1. 詳細を入力に以下のとおり入力し（記載されていない項目はデフォルトのまま）、次へをクリック

┌ 既存のレコードタイプからコピーする：マスター
│ レコードタイプの表示ラベル：顧客レコードタイプ
└ レコードタイプ名：CustomerRecordType

５．ステップ 2. ページレイアウトを割り当てで、一旦 以下のとおり選択し（あとで変更します）、保存 & 新規をクリック

1 つのレイアウトをすべてのプロファイルに適用する： Account Layout

パートナーレコードタイプの追加

６．ステップ 1. 詳細を入力に以下のとおり入力し（記載されていない項目はデフォルトのまま）、次へをクリック

┌ 既存のレコードタイプからコピーする：マスター
│ レコードタイプの表示ラベル：パートナーレコードタイプ
│ レコードタイプ名：PartnerRecordType
└ すべてのプロファイルで 使用可能に設定 をチェック

７．ステップ 2. ページレイアウトを割り当てで、一旦 以下のとおり選択し（あとで変更します）、保存をクリック

1 つのレイアウトをすべてのプロファイルに適用する： Account Layout

レコードタイプにより異なる選択肢の設定

レコードタイプにより選択リスト項目に異なる選択肢を設定するには、以下の手順を実行します。
この例では、取引先のデータ項目: 種別の選択肢を以下のとおり設定します。

顧客レコードタイプ	種別は「Prospect」「Customer – Direct」「Customer – Channel」「Other」のみ選択可能
パートナーレコードタイプ	種別は「Channel Partner / Reseller」「Installation Partner」「Technology Partner」「Other」のみ選択可能

１．設定＞オブジェクトマネージャ＞オブジェクト名（取引先）

２．レコードタイプ＞顧客レコードタイプをクリック

３．選択リスト＞種別＞編集をクリック

４．選択済みの値を「Prospect」「Customer – Direct」「Customer – Channel」「Other」にして、保存をクリック

６．パートナーレコードタイプも同様の手順で設定

ページレイアウトの設定

レコードタイプにより異なるページレイアウトを設定するには、以下の手順を実行します。
この例では、顧客レコードレイアウトとパートナーレコードレイアウトという２つのページレイアウトを作成します。

１．設定＞オブジェクトマネージャ＞オブジェクト名（取引先）

２．ページレイアウト＞新規をクリック

３．新規ページレイアウトの作成ページで以下のとおり入力し、保存をクリック

┌ 既存のページレイアウト：Account Layout
└ ページレイアウト名：顧客レコードレイアウト

４．レイアウト内にカスタマー種別 というカスタム項目をドラッグ＆ドロップし、保存をクリック

５．パートナーレコードレイアウトについても、同様の操作で設定してください。
なお、パートナーレコードレイアウトでは、４ の操作は、「カスタマー種別」の代わりに「パートナーコード」をドラッグ＆ドロップします。

レコードタイプへのページレイアウトの割り当て

レコードタイプにページレイアウトを割り当てるには、以下の手順を実行します。
この例では、顧客レコードタイプには顧客レコードレイアウト、パートナーレコードタイプにはパートナーレコードレイアウトを割り当てます。

１．設定＞オブジェクトマネージャ＞オブジェクト名（取引先）

２．ページレイアウト＞ページレイアウトの割り当てをクリック

３．割り当ての編集をクリック

４．全てのプロファイルの顧客レコードタイプのカラムを選択し、使用するページレイアウトから顧客レコードレイアウトを選択します。

５．パートナーレコードタイプも同様の操作で、使用するページレイアウトからパートナーレコードレイアウトを選択します。最後に、保存をクリックします。

動作確認

１．ナビゲーションメニュー＞取引先＞新規をクリック

２．レコードタイプを選択：顧客レコードタイプ＞次へをクリック

３．種別の選択肢は「Prospect」「Customer – Direct」「Customer – Channel」「Other」に制限され、カスタマー種別というデータ項目が表示されるはずです。

４．同様に、取引先＞新規＞レコードタイプを選択：パートナーレコードタイプ＞次へをクリック

５．種別の選択肢は「Channel Partner / Reseller」「Installation Partner」「Technology Partner」「Other」に制限され、パートナーコードというデータ項目が表示されるはずです。

要件が実装できたことを確認できたでしょうか？